紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。目前大部分檔案保管機構(gòu)庫藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)載體的檔案占用的存儲空間大，保管成本高，使用過程中易磨損，并且檢索效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增強的對信息資源的需求。因此，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理的目的是更好地保護檔案原件，提高檔案服務(wù)效率，方便利用者使用檔案。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義

與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式相比，在檔案檢索、提供利用、保護原件方面，數(shù)字化檔案都有著得天獨厚的條件。具體來講，紙質(zhì)檔案數(shù)字化有如下好處。

有利于檔案信息的傳輸，實現(xiàn)檔案信息共享

數(shù)字化檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)。檔案數(shù)字化能改善檔案信息的傳輸方式，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。檔案信息的利用時效性和檔案內(nèi)在價值可以得到充分的釋放和體現(xiàn)，可以實現(xiàn)檔案工作價值的增值。

有利于保護檔案原件

檔案的唯一性、原始性和憑證性決定了檔案是真實記錄歷史的重要載體，因此保護原始檔案安全和可用性是檔案工作的重要內(nèi)容之一，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式從利用原件變成主要使用檔案數(shù)字副本，檔案原件從而得到了更加充分和有效的保護。檔案數(shù)字副本可以異地保存，這樣可使這些檔案在遇到突發(fā)性災(zāi)害時避免遭到毀滅性破壞。

有利于檔案利用者方便快捷地查閱檔案

檔案工作的最終目的除保存歷史記錄以外主要是為了利用，這是檔案工作生存發(fā)展的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案利用工作是檔案工作者根據(jù)利用需求，結(jié)合檔案整理的相關(guān)規(guī)則和檢索方法，以及檔案排架規(guī)則調(diào)出原始檔案提供利用，數(shù)字化后檔案信息的利用工作轉(zhuǎn)變成由授權(quán)檔案利用者，根據(jù)自身的調(diào)檔需求，組建檢索關(guān)鍵詞在網(wǎng)絡(luò)上查閱檔案信息，減輕了檔案工作者的勞動強度，方便了檔案利用者的查閱，提高了利用工作的效率。

有利于檔案信息資源的開發(fā)利用

利用檔案數(shù)字化信息可以高效開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作。通過網(wǎng)絡(luò)終端隨時查閱、整合、編輯豐富的檔案信息可以大大提高檔案信息利用效率。數(shù)字化信息，不僅為檔案管理人員開展編研工作提供了方便，還為檔案利用者提供了根據(jù)業(yè)務(wù)和專業(yè)需要開發(fā)利用檔案信息的途徑。

有利于電子政務(wù)和無紙化辦公

隨著國家電子政務(wù)的不斷發(fā)展和推廣，無紙化辦公正被普遍應(yīng)用，根據(jù)國家對檔案信息化建設(shè)的進一步規(guī)范，在相關(guān)法律允許的范圍內(nèi)，紙制檔案的數(shù)字副本可替代原件直接用于電子政務(wù)，與電子檔案共同組成數(shù)字檔案信息庫，為電子政務(wù)和無紙化辦公創(chuàng)造條件。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程

具體來講，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括數(shù)字化前處理、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲和數(shù)字化后處理五個基本環(huán)節(jié)。數(shù)字化加工的流程見圖如下：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理

1.檔案出庫

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工之前，檔案保管機構(gòu)還要將檔案信息資源進行有序整理，就是要按照檔案信息化建設(shè)的要求，在進行數(shù)字轉(zhuǎn)換之前，對檔案信息普遍、全面地進行一次鑒定和加工整理。

2.檔案的交接

檔案保管機構(gòu)將需數(shù)字化處理的檔案移交給業(yè)務(wù)承包方，承包方應(yīng)當(dāng)對照檔案保管機構(gòu)提供的檔案目錄認真清點核對檔案的卷數(shù)，在檔案保管機構(gòu)和承包方確認無誤的情況下，簽訂《紙質(zhì)檔案數(shù)字化原件交付單》。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)采集

1. 設(shè)備選擇

檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

掃描儀是進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所必需的設(shè)備，常用的紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)備有平板掃描儀、高速掃描儀、寬幅掃描儀、零邊距掃描儀、數(shù)碼翻拍儀等。不同的設(shè)備有不同的使用范圍。

2. 參數(shù)設(shè)置

在掃描前使用專用硬件設(shè)備交驗顯示器參數(shù)，使之與掃描儀的對應(yīng)參數(shù)保持一致，防止掃描結(jié)果在顯示器上顯示時產(chǎn)生亮度和色彩的偏差。

3.數(shù)字化操作

將紙質(zhì)檔案進行掃描，轉(zhuǎn)化為電子文件，采用專業(yè)掃描儀或者數(shù)碼翻拍儀等設(shè)備完成，保證掃描質(zhì)量和準確度。“掃描”操作完成后，接下來為圖像文件命名就可以按設(shè)置好的文件格式進行存儲。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)處理

1.圖像處理

將掃描圖像與檔案原件進行對照，如圖像模糊，應(yīng)當(dāng)重掃。對有偏斜等問題的圖像，應(yīng)采用計算機自動處理或人工處理方式進行優(yōu)化。

糾偏：對出現(xiàn)偏斜（如圖像傾斜度大于1度） 的圖像應(yīng)進行糾偏處理（也可批量糾偏），以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確、不符合閱讀習(xí)慣的數(shù)字圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原。

去污：對圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如在掃描過程中產(chǎn)生的黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理，以底色填充。對原件邊上有遮字的圖像要放出白邊。在處理過程中，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。

圖像拼接：對大幅面紙質(zhì)檔案進行分幅掃描時，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且建議采用標板、標尺等方式明確說明分幅方法、起止頁、原件大小等信息；分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，后期可通過應(yīng)用軟件自動拼接的方式進行拼接處理，合并為一個完整的圖像。

裁邊處理：采用白色做底色的彩色模式掃描的圖像，應(yīng)進行拉框或裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

圖像優(yōu)化：對字跡褪變的文件，在掃描后應(yīng)該采用圖像處理技術(shù)，調(diào)整亮度和對比度，使字跡變得清晰。

OCR：采用OCR技術(shù)進行字符識別，將以圖像方式表達的文字信息，轉(zhuǎn)換成以字符方式表達的文字信息。

2.圖像質(zhì)量檢查

掃描完畢后應(yīng)及時進行圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)圖像不符合質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行處理。發(fā)現(xiàn)掃描、格式轉(zhuǎn)換有問題時，應(yīng)及時整改。對掃描或轉(zhuǎn)換后圖像質(zhì)量不理想的，應(yīng)對相應(yīng)參數(shù)進行調(diào)整，如亮度、對比度、飽和度、色階、色彩平衡等，調(diào)整所選擇的參數(shù)類型和數(shù)值，以調(diào)整后的圖像不失真、效果最清晰完整為準。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲

1.存儲格式的選擇

紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果，包括有檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和檔案目錄數(shù)據(jù)兩大類。內(nèi)容數(shù)據(jù)存儲格式的選擇，應(yīng)該從保真性強、兼容性好、存儲容量小這幾個方面進行綜合考量，紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等其他格式。正常情況下多選擇TIF、JPEG、PDF和OFD四種文件格式進行保存。

2.文件存儲的組織

文件存儲應(yīng)將一卷或一件檔案中的單頁圖像文件緊密地組合在一起。利用文件夾組織方式，可以將多頁圖像文件存儲在以該檔號命名的文件夾中，也可以將單頁圖像文件合并為多頁圖像文件。

3.目錄數(shù)據(jù)庫建立

選擇數(shù)據(jù)庫時應(yīng)考慮建立在計算機環(huán)境下，能夠有效、準確、完整、安全，并可以上網(wǎng)利用的格式，且此格式可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。

數(shù)據(jù)錄入應(yīng)按照檔案著錄的結(jié)果進行文件目錄及案卷目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范輸入。此外，還應(yīng)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進行修改、補充的備注結(jié)果一并錄人數(shù)據(jù)庫，形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

4.數(shù)據(jù)掛接

將經(jīng)過質(zhì)檢的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像，掛接到檔案目錄數(shù)據(jù)庫中去，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，以便于利用者通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫直接調(diào)閱檔案全文。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化后處理

1.數(shù)字化成果驗收

據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的組織加工方式，對于檔案保管機構(gòu)內(nèi)部進行數(shù)字化加工的，建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行驗收，并采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行驗收檢驗。

2.檔案裝訂與歸還入庫

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，對拆除過裝訂物的檔案要進行重新裝訂，恢復(fù)檔案原貌。數(shù)字化加工完畢，對紙質(zhì)檔案進行清點，并重新裝訂還原成卷或件。清點無誤后交還給檔案管理部門，按照檔案入庫要求履行檔案入庫手續(xù)確保檔案的完整性。

3.數(shù)字化成果移交

驗收合格的數(shù)字化成果應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時移交。移交的數(shù)字化成果，應(yīng)包含三方面內(nèi)容，即：目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)和OCR識別形成的文件，以及數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文檔等。數(shù)據(jù)移交方式有在線移交和離線移交。

4.數(shù)字化成果管理

為確保數(shù)據(jù)安全，承建方事先應(yīng)對每一批通過驗收的數(shù)據(jù)進行備份，待所有數(shù)據(jù)全部通過驗收并移交給業(yè)主方后，再根據(jù)業(yè)主要求進行數(shù)據(jù)存檔或存儲設(shè)備的管理。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是政務(wù)數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)，是提高檔案管理效率和安全性的關(guān)鍵舉措。數(shù)字化檔案的長遠價值不僅體現(xiàn)在提高效率上，還可以為各行各業(yè)提供更廣闊的應(yīng)用空間。在信息化發(fā)展的大環(huán)境下，紙質(zhì)檔案數(shù)字化勢在必行，將為未來的工作和生活帶來更多便利與效益。

撰稿 | 趙明威 清研集團技術(shù)部研究員

編輯 | 陳澤璽

圖片 | 網(wǎng)絡(luò)